給与計算代行サービスを検討している方へ、失敗しない「給与計算代行」サービスの選び方を教えます。世の中に様々な代行サービスがある中で、どこに依頼することが最良なのか。本記事では選び方についてのポイントについて解説します。
給与計算代行サービスの選び方
給与計算代行サービスを検討されている方には、数あるサービス提供元の中で「どこに依頼すればいいのかわからない」「どうやって選べばいいのかわからない」という方が多いかと思います。以下では、サービスを選ぶ際のポイントについてご説明します。
①自社に必要なサービス範囲を網羅しているか
②料金が自社の予算に合うか
③自社が求めるサービスか
④正確な業務を行ってくれるか
①自社に必要なサービス範囲を網羅しているか
給与計算のアウトソーシングを検討している場合、まずは自社の状況の把握が必要不可欠です。
「給与計算」と一言でいっても、月次の給与の計算、月次の各種控除の計算、年末調整、賞与の計算など、その中身は細かく分かれています。代行サービス会社を選ぶ際には、どの業務を依頼したいのかを整理する必要があります。
また、BtoCの企業、特に百貨店・飲食業などを経営されている方からいただくお悩みとして、「コロナ対応」があります。コロナ対応で頻繁に営業時間・勤務時間が変わり、給与計算の工数が大きく増えているとのお声を多くの方から頂きます。以前は、営業時間が一定であったため、残業時間等の計算が簡潔でしたが、コロナ後の社会では営業時間が頻繁に変わり、勤務時間・残業時間の計算が複雑になっています。経理担当者の負担は、経営者の認識より大きいかもしれません。
自社で工数を使っている業務はどれなのか、どれくらいの工数を使っているのか、どの業務を依頼したいのかを整理する必要があります。
②料金が自社の予算に合うか
給与計算のアウトソーシングのメリットとして、「採用コストがかからない」「人件費がかからない」があります。しかし、選ぶ代行サービス会社や代行サービスを間違えると、コストカットを狙ったのに、逆にコストが増えてしまう可能性もあります。
給与計算代行サービスでは、料金の単位が「月単位」「従業員単位」「会社規模単位」などに分かれています。予め、料金体系に沿って毎月、毎年発生する費用を見積もり、導入するサービスを最適な費用で選定していく必要があります。
③自社が求めるサービスか
代行サービス会社ごとに、サービス内容は大きく異なります。(1)で説明した「給与計算」全てをまとめて代行するサービスメニューしかない会社から、多くのオプションを用意し、必要なものをカスタマイズしていくサービスメニューの会社まで、様々な代行サービス会社があります。どのようなサービスを自社が求めているかを明確にしたうえで、自社に合致したサービスを選定していきましょう。
④正確な業務を行ってくれるか
他の業務も正確性は重要ですが、給与計算業務は特に正確性が求められます。従業員の日頃の頑張りがそのまま反映されるのが給与であり、従業員自身、そして家族の生活を支えているのが給与であるからです。そのため、給与計算のミスが発生すると、従業員からの不満が大きく跳ね返ってきます。また、法令に違反した給与計算を行っていると、関係官庁から懲戒処分を受けることもあります。コストの安さに目がくらんだ結果、正確性の低いサービスを選ぶことのないように注意しましょう。
ここまで、選び方のポイントをご説明してきました。では次に、請求管理代行サービスの料金相場についてご説明します。
給与計算代行サービスの料金相場
給与計算代行サービスの料金相場を二種類に分けて説明していきます。
①給与計算のみをアウトソーシングする場合
給与計算のみをアウトソーシングする場合、一般的な値段としてはおおよそ、従業員1人当たり1000~2000円が相場となっています。そのため、社員50人程度の企業で1か月5~10万円となります。給与計算のみ代行する場合、代行会社は業務を標準化することができるため、安価で依頼することができるのです。
②年末調整・住民税更新等もアウトソーシングする場合
給与計算のみをアウトソーシングするだけでも、大きな工数を削減することができます。しかし、多くの企業では多忙な年末等に行わなければいけない年末調整や住民税更新のほうが負担になるため、こちらを含めた給与計算代行を探していらっしゃる方が多いかと思います。一般的な料金の相場は、社員50人程度の企業で1か月10~30万円となります。ただし、代行サービス会社によってプランや代行内容は様々ですので、どの業務まで代行してもらうことができるのか、都度確認が必要なことは覚えておくと良いでしょう。また、一般的に、給与計算代行に加えて勤怠管理や社会保険の管理等まで依頼すると、さらに1か月あたりの金額は大きくなります。
失敗しないために！注意するべきポイントとは？
ここまで、給与計算代行サービスの選び方についてのポイント、料金についてご説明してきました。
では次に、選び方を失敗しないための注意すべきポイントについてご説明します。
①価格設定・サービス内容をしっかり確認する
「諸々の追加契約を結んだ結果、高くついた。。」「一番安いサービスをぱっと選んだ結果、求めていたサービスが受けられなかった。。」これでは本末転倒です。Webサイト上では、最低価格やサービス内容の概要のみ提示されている場合がほとんどです。月額基本料金や追加料金を請求され、結局高くついてしまうケースがあります。契約前、契約時に料金とサービス内容をしっかりと確認しましょう。
②運営元を確認する
給与計算代行サービス自体は、無資格で経験がなくても提供できるサービスです。しかし、税務・社会保険料・年金などは専門知識が必要不可欠な領域です。会計事務所や社労士事務所が運営元、または会計事務所・社労士事務所と提携している代行サービス会社を選ぶと良いでしょう。
③守秘義務契約を確認する
最後の契約面で気を付ける必要があるのが「守秘義務」です。給与計算業務では、従業員自身の収入状況や評価だけではなく、扶養家族の人数や続柄、収入を知る必要があります。守秘義務に関しては、税理士・社労士といった士業には法律の定めがありますが、民間の業者には法律の定めがありません。後々トラブルとならないためにも、契約段階で守秘義務について触れているか確認しましょう。
まとめ：給与計算代行に強い税理士の選び方
ここまで、給与計算代行の選び方、料金、注意すべきポイントについてご説明してきました。
会社の経営上、そして大切な従業員の重要なデータを外部に持ち出して作業をしてもらうため、安ければいいというものではありません。きちんとした税理士・社労士に依頼する方が良いでしょう。
その中でも、会計・勤怠ソフトが多種多様に増えている今であれば、対応できるソフトが多く、会計業務も一括してお願いすることができる税理士さんを選ぶことをおすすめします。ITが加速する現代社会では、IT知識が豊富な税理士は積極的に対応可能な会計ソフトを増やしている傾向にありますので、一つの指標として参考にしてください。
また、守秘義務の点でも触れたように、情報管理をきちんと訴求している税理士がおすすめです。
Webサイト上で確認できない場合は、お問い合わせでのご確認をおすすめします。
最後に、やはり最終は人と人の繋がりという点になります。
既にお付き合いがある税理士がいるというお客様も多いですが、中には「満足なサービスが受けられない」「あまりコミュニケーションが取れていない」などと言ったお悩みを抱えている方からもご相談をいただくことがあります。「一緒にビジネスを進めていきたい！」と思えるパートナーをこの機会に探してみてはいかがでしょうか？
当社では、こうした「給与計算のお悩み」の解決をサポートします。
貴社の環境に応じて、適切なサポート内容をご提案します。
もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
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